Voor deze regeling geldt het kalenderkwartaal als loontijdvak, ook wanneer het loon vaker wordt betaald.
Controleer eerst of de werknemer onder de regeling valt
Het Handboek Loonheffingen 2026 noemt scholieren voor wie bij het begin van het kwartaal recht op kinderbijslag bestaat, studenten en scholieren met recht op een gift, prestatiebeurs of tegemoetkoming in studiekosten, en bepaalde buitenlandse studenten en scholieren met een International Student Identity Card. De situatie aan het begin van het kalenderkwartaal is dus een beslispunt.
Leg vast welke categorie is gecontroleerd, op welke datum en met welk bewijs. Een leeftijd, onderwijs-e-mailadres of tijdelijk contract bewijst de doelgroep niet. Bewaar alleen de gegevens die voor toepassing en controle nodig zijn.
Laat de werknemer schriftelijk kiezen
Een Nederlandse student of scholier moet volgens het Handboek een schriftelijk verzoek met datum en handtekening indienen. Daarin staan het burgerservicenummer, de ingangsdatum, de verklaring dat de werknemer student of scholier is in de zin van de regeling en het verzoek om de regeling toe te passen. Het onderwijsnummer mag niet als vervanging dienen wanneer de werknemer nog geen bsn heeft.
Gebruik het model van de Belastingdienst of leg dezelfde vereiste gegevens in een eigen ondertekend proces vast. Bewaar het verzoek bij de loonadministratie. Zet de payrollmutatie pas klaar nadat het document compleet en gecontroleerd is; een mondeling verzoek of losse notitie bij de sollicitatie is onvoldoende.
Bereken cumulatief over het kalenderkwartaal
Bij toepassing geldt het kalenderkwartaal als loontijdvak. Payroll telt het eerder in het kwartaal betaalde loon op bij de actuele betaling, berekent de loonheffingen over het cumulatieve bedrag en trekt af wat al eerder is berekend. Is de uitkomst negatief, dan wordt nul ingevuld. Ook voor premies werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet wordt met het kwartaalmaximum gewerkt.
Bewaar daarom per werknemer het cumulatieve kwartaalresultaat. Laat een extra loonrun, nabetaling of tweede opvolgende dienstbetrekking in hetzelfde kwartaal niet opnieuw op nul beginnen. Een maandstrook blijft een betaalmoment; voor deze berekening is zij niet het fiscale loontijdvak.
- Gebruik de actuele kwartaaltabel.
- Tel alle eerdere betalingen in hetzelfde kwartaal mee.
- Trek de al berekende inhouding af.
- Controleer kwartaalmaximum, werknemersverzekeringen en Zvw in dezelfde keten.
Houd de AWf-premie buiten de automatische aanname
De studenten- en scholierenregeling bepaalt niet automatisch of de lage of hoge AWf-premie geldt. Het Handboek verwijst daarvoor, net als bij andere werknemers, naar het contract. Voor een werknemer jonger dan 21 jaar die in het aangiftetijdvak aan het urencriterium voldoet, geldt een afzonderlijke regel voor de lage premie.
Maak daarom twee beslissingen zichtbaar: de keuze voor de studenten- en scholierenregeling en de premieclassificatie. Zo voorkomt u dat het studentenkenmerk zonder controle een AWf-code overschrijft of dat een contractwijziging onopgemerkt blijft.
Verwerk beëindiging pas op de volgende kwartaalgrens
De regeling kan volgens het Handboek alleen eindigen met ingang van het eerstvolgende kalenderkwartaal. Ook daarvoor moet de werknemer een gedateerd en ondertekend schriftelijk verzoek doen. Bewaar dat verzoek bij de loonadministratie.
Registreer ontvangstdatum, gewenste wijziging en eerst mogelijke ingangsdatum. Laat payroll een verzoek midden in een kwartaal niet met terugwerkende kracht op dezelfde maand toepassen. Controleer bij iedere kwartaalovergang of doelgroepstatus, verzoek en payrollinstelling nog op elkaar aansluiten.
Bronnen
Gebruikte bronnen
De links verwijzen naar de geraadpleegde bron. Controleer bij toepassing altijd of wet, regeling, registerinformatie of beleidsdocument inmiddels is gewijzigd.