De gebruikelijke aangiftetijdvakken voor de aangifte loonheffingen.
Van loonrun naar aangifte
De Belastingdienst verlangt bij personeel een aangifte loonheffingen per maand of per vier weken. Voor die aangifte is een loonheffingennummer nodig en moet de werkgever een loonadministratie en loonstaten bijhouden.
Maak de overgang van loonrun naar aangifte expliciet. Het totaal van loonbelasting, premies en werkgeversheffingen in payroll moet aansluiten op het aangiftebestand en het bedrag dat daadwerkelijk wordt betaald.
Nul en nihil zijn verschillende situaties
Ook wanneer in een tijdvak niets wordt uitbetaald, kan de aangifteplicht doorlopen. De Belastingdienst spreekt van een nihilaangifte wanneer geen werknemers in dienst zijn en van een nulaangifte wanneer wel werknemers in dienst zijn maar geen loon is betaald.
Stop daarom niet simpelweg met aangifte wanneer de laatste werknemer uit dienst gaat. De verplichting eindigt pas nadat de werkgever zich heeft afgemeld en de Belastingdienst heeft bevestigd vanaf wanneer geen aangifte meer nodig is.
Corrigeren hangt af van het moment
Wordt een fout ontdekt terwijl de aangiftetermijn nog openstaat, dan kan de aangifte worden hersteld en opnieuw worden verstuurd. Is de termijn voorbij, dan wordt de fout volgens de Belastingdienst bij de eerstvolgende aangifte gecorrigeerd. Hoofdstuk 14 van het Handboek Loonheffingen beschrijft de verschillende correctieroutes.
Koppel een correctie altijd aan de oorspronkelijke loonmutatie. Controleer naast de aangifte ook loonstrook, nabetaling of terugvordering, betaalbestand, pensioenaanlevering en eventuele rapportages.
- Leg fout, oorzaak, betrokken werknemer en tijdvak vast.
- Bepaal of de aangiftetermijn nog openstaat.
- Herbereken de looncomponenten in de juiste historische periode.
- Controleer de gevolgen voor betaling, strook, aangifte en externe aanleveringen.
- Laat een tweede persoon de correctie en aansluiting beoordelen.
Uitbesteden verandert de verantwoordelijkheid niet
Een intermediair kan de salarisverwerking en loonaangifte uitvoeren. De Belastingdienst benadrukt dat de werkgever zelf verantwoordelijk blijft voor de aangifte. Goede afspraken gaan daarom verder dan een aanleverdatum voor mutaties.
Leg vast wie brongegevens controleert, wie de loonrun goedkeurt, wie aangifte en betaling verstuurt, hoe fouten worden gemeld en binnen welke termijn correcties worden afgehandeld.
De vijf aansluitingen van een beheerste loonrun
Een compacte maandelijkse controle vergelijkt vijf uitkomsten: bronmutaties, loonjournaalpost, loonstroken, betaalbestand en loonaangifte. Bij pensioen of andere externe aanlevering komt daar een zesde aansluiting bij.
Documenteer niet alleen dát totalen aansluiten, maar ook welke verschillen bewust zijn geaccepteerd. Zo wordt de volgende loonrun niet afhankelijk van het geheugen van één medewerker of salarisadministrateur.
Bronnen
Gebruikte bronnen
De links verwijzen naar de geraadpleegde bron. Controleer bij toepassing altijd of wet, regeling, registerinformatie of beleidsdocument inmiddels is gewijzigd.