De vrije ruimte in 2026 bij een totale fiscale loonsom van € 500.000: € 8.000 plus € 1.180.
Begin met de fiscale indeling
De werkkostenregeling is geen algemene vrijstelling voor alle personeelskosten. Het Handboek Loonheffingen 2026 werkt met een vaste volgorde. Bepaal eerst of een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. Controleer daarna of een gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt. Voor het resterende loon kiest de werkgever, voor zover de wet dat toestaat en aan de gebruikelijkheidseis wordt voldaan, tussen loon van de werknemer en aanwijzing als eindheffingsloon.
Alleen het aangewezen eindheffingsloon dat niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering valt, gebruikt de vrije ruimte. Een cadeaubon of kerstpakket kan daar bijvoorbeeld in vallen. Een betaling onbelast boeken zonder vastgelegde fiscale kwalificatie is geen veilige WKR-verwerking.
De vrije ruimte berekenen in 2026
In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2,00% van het totale fiscale loon tot en met € 400.000. Over het deel boven € 400.000 geldt 1,18%. De schijven worden na elkaar toegepast. Bij een fiscale loonsom onder de grens gebruikt u dus alleen 2,00%; bij een hogere loonsom blijft over de eerste € 400.000 het percentage van 2,00% gelden.
Bij € 500.000 fiscaal loon is de berekening: 2,00% × € 400.000 = € 8.000. Over de resterende € 100.000 is de ruimte 1,18% × € 100.000 = € 1.180. De totale vrije ruimte is € 9.180. Een ongebruikt bedrag kan volgens de Belastingdienst niet worden meegenomen naar een volgend kalenderjaar.
- Fiscaal loon tot en met € 400.000: vermenigvuldig met 2,00%.
- Fiscaal loon boven € 400.000: bereken over het meerdere 1,18%.
- Tel beide uitkomsten bij elkaar op.
- Vergelijk dit bedrag met het totale aangewezen eindheffingsloon dat de vrije ruimte gebruikt.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen apart houden
Gerichte vrijstellingen zijn onbelast als aan de voorwaarden wordt voldaan en gaan niet ten laste van de vrije ruimte. De Belastingdienst noemt onder meer vervoer en reiskosten, tijdelijk verblijf voor het werk, cursussen, congressen en vakliteratuur. Voor verschillende vrijstellingen gelden eigen maxima, bewijsstukken en voorwaarden. Het feit dat een vergoeding zakelijk aanvoelt, is daarom niet voldoende.
Bij nihilwaarderingen wordt een voorziening onder voorwaarden op € 0 gewaardeerd. Voorbeelden uit de actuele Belastingdienstuitleg zijn koffie, thee en fruit op de werkplek, bepaalde werkkleding die ter beschikking wordt gesteld en voorzieningen op de werkplek. Een nihilwaardering voor een terbeschikkingstelling betekent niet automatisch dat een geldelijke vergoeding voor hetzelfde doel ook op nihil wordt gewaardeerd.
Gebruik afzonderlijke grootboek- en looncodes voor gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en vrije-ruimteposten. Daarmee voorkomt u dat bijvoorbeeld een correct toegepaste thuiswerkvergoeding of kilometervergoeding onnodig de vrije ruimte verlaagt.
De gebruikelijkheidseis en de grens van € 2.400
Aangewezen eindheffingsloon moet voldoen aan de gebruikelijkheidseis. Daarbij wordt gekeken naar vergelijkbare omstandigheden, zoals andere werknemers bij dezelfde werkgever, werknemers in dezelfde functiecategorie en werknemers bij andere werkgevers. De Belastingdienst noemt als uitgangspunt dat de aanwijzing niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is.
Daarnaast hanteert de Belastingdienst in de praktijk een doelmatigheidsgrens van in totaal € 2.400 per persoon per jaar. Het kennisgroepstandpunt van 27 juni 2025 verduidelijkt dat dit een veilige haven voor risicogerichte handhaving is en geen zelfstandig wettelijk vrijstellingsbedrag. De grens geldt in alle redelijkheid en kan bijvoorbeeld niet worden gebruikt om loon onder het wettelijk minimum te brengen.
Gerichte vrijstellingen en aanwijzingen die op zichzelf aan de gebruikelijkheidseis voldoen, verbruiken de doelmatigheidsgrens niet op dezelfde manier. Beoordeel de € 2.400 daarom niet per losse kostenpost en gebruik de grens niet om zonder verdere analyse grotere bonussen of loonbestanddelen om te zetten in eindheffingsloon.
80% eindheffing over de overschrijding
Vergelijk na afloop van het kalenderjaar het aangewezen eindheffingsloon dat de vrije ruimte gebruikt met de berekende vrije ruimte. Alleen over de overschrijding is 80% eindheffing verschuldigd. Heeft een werkgever bij € 9.180 vrije ruimte in totaal € 12.000 aan vrije-ruimteposten aangewezen, dan is de overschrijding € 2.820. De eindheffing bedraagt 80% × € 2.820 = € 2.256.
Het Handboek Loonheffingen 2026 bepaalt dat de eindheffing uiterlijk met de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar wordt aangegeven en betaald. Voor een werkgever met maandelijkse aangifte betekent dit dat de eindheffing over 2026 uiterlijk in de aangifte van februari 2027 wordt verwerkt. Eerder aangeven mag; een verschil moet uiterlijk in dat tweede tijdvak worden verrekend.
- Vrije ruimte in het voorbeeld: € 9.180.
- Aangewezen vrije-ruimteposten: € 12.000.
- Overschrijding: € 2.820.
- Eindheffing: 80% × € 2.820 = € 2.256.
Maak de WKR het hele jaar controleerbaar
Wacht niet tot december met het verzamelen van personeelskosten. Leg uiterlijk op het fiscale genietingsmoment vast of een loonbestanddeel als eindheffingsloon is aangewezen. Het actuele kennisgroepstandpunt van 23 juli 2026 bevestigt dat de keuze tussen eindheffingsloon en werknemersloon uiterlijk op dat moment moet zijn gemaakt.
Houd op collectief niveau alle aangewezen loonbestanddelen en de berekening van een eventuele overschrijding bij. Leg gerichte vrijstellingen per werknemer vast wanneer dat voor de controle nodig is. Laat salarisadministratie, financiële administratie en declaratiesysteem dezelfde categorieën gebruiken, zodat de WKR-rapportage aansluit op de boekingen en de loonaangifte.
- Fiscaal loon cumulatief aangesloten op de loonadministratie.
- Elke vergoeding voorzien van één vastgelegde fiscale categorie.
- Gerichte vrijstellingen en vrije-ruimteposten gescheiden geboekt.
- Gebruikelijkheid en doelmatigheidsgrens per werknemer bewaakt.
- Overschrijding en eindheffing vóór het tweede aangiftetijdvak vastgesteld.
Bronnen
Gebruikte bronnen
De links verwijzen naar de geraadpleegde bron. Controleer bij toepassing altijd of wet, regeling, registerinformatie of beleidsdocument inmiddels is gewijzigd.