Thuiswerkvergoeding 2026: € 2,45 per dag en de 128-dagenregeling

De fiscale grens in 2026

Het Handboek Loonheffingen 2026 noemt voor extra kosten van thuiswerken een gerichte vrijstelling van maximaal € 2,45 per thuisgewerkte dag. Het bedrag mag ook worden toegepast wanneer een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

Een gerichte vrijstelling betekent dat de vergoeding bij correcte toepassing niet ten laste komt van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Het is een fiscaal maximum en schept op zichzelf geen algemene betalingsverplichting. Of een werknemer de vergoeding krijgt, volgt uit de cao, arbeidsovereenkomst, personeelsregeling of een besluit van de werkgever.

Thuiswerken en woon-werkverkeer op dezelfde dag

Voor dezelfde werkdag mag een werkgever niet tegelijk de gerichte vrijstelling voor thuiswerken en die voor reizen naar een vaste plaats van werkzaamheden toepassen. Werkt iemand 's ochtends thuis en reist diegene 's middags naar de vaste werkplek, dan moet voor die dag dus een fiscale keuze worden gemaakt.

Een zakelijke reis die geen woon-werkverkeer naar een vaste werkplek is, wordt anders behandeld. De Belastingdienst staat toe dat de vrijstelling voor thuiswerken op zo'n dag samenloopt met een gericht vrijgestelde vergoeding voor een dienstreis. Leg daarom niet alleen vast dát iemand reisde, maar ook wat het reisdoel en de soort reis waren.

• Thuiswerkdag zonder reis naar de vaste werkplek: thuiswerkvergoeding mogelijk.
• Deels thuis en dezelfde dag naar de vaste werkplek: kies één van beide vrijstellingen.
• Thuiswerken en een afzonderlijke dienstreis: beide vrijstellingen kunnen onder voorwaarden naast elkaar gelden.
• Gebruik afzonderlijke mutatiecodes voor thuiswerken, woon-werkverkeer en dienstreizen.

Een vaste vergoeding met de 128-dagenregeling

Bij een vast en aannemelijk thuiswerkpatroon kan een werkgever de 128-dagenregeling gebruiken. Werkt een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar thuis, dan mag de vaste gericht vrijgestelde vergoeding worden berekend alsof maximaal 214 dagen thuis wordt gewerkt. Bij minder dan vijf thuiswerkdagen per week worden beide aantallen naar evenredigheid toegepast.

Bij twee structurele thuiswerkdagen in een vijfdaagse werkweek is het rekenaantal 2/5 van 214 dagen. Afgerond zoals in het Handboek zijn dat 86 dagen. De maximale vaste vergoeding is dan 86 × € 2,45 ÷ 12 = € 17,56 per maand. Dit voorbeeld veronderstelt dat het afgesproken werkpatroon voldoende realiteitswaarde heeft en gedurende het relevante kalenderjaar blijft gelden.

Wanneer de vaste vergoeding opnieuw moet worden beoordeeld

Een incidentele afwijking van het afgesproken patroon hoeft niet direct tot een aanpassing te leiden. Structurele wijzigingen kunnen dat wel. Het Handboek noemt herrekening naar tijdsgelang wanneer de vergoeding in de loop van het jaar start of stopt of wanneer de grondslag voor de berekening wijzigt.

Ook langdurige afwezigheid verdient aandacht. Volgens het gepubliceerde standpunt van de Belastingdienst werkt een werknemer niet meer 'in de regel' thuis wanneer diegene door een bepaalde aanleiding meer dan twee maanden niet thuiswerkt. De beoordeling vindt per aanleiding en per kalenderjaar plaats. Denk aan langdurig verlof, ziekte, opleiding of een gewijzigd werkrooster.

• Nieuwe of beëindigde arbeidsovereenkomst gedurende het kalenderjaar.
• Wijziging van het aantal structurele thuiswerk- of kantoordagen.
• Langdurig verlof, ziekte of opleiding waardoor het gebruikelijke patroon verandert.
• Overplaatsing, verhuizing of ander werkadres dat ook de reiskosten beïnvloedt.
• Start, stop of wijziging van de vaste vergoeding zelf.

Maak de payrollverwerking controleerbaar

De fiscale berekening is alleen betrouwbaar als de bronafspraak duidelijk is. Leg per werknemer vast hoeveel dagen diegene in de regel thuiswerkt, vanaf welke datum dat patroon geldt en wie de afspraak heeft goedgekeurd. Registreer uitzonderingen afzonderlijk wanneer die de vaste vergoeding kunnen beïnvloeden.

Laat vervolgens zichtbaar zijn in welke loonperiode de vergoeding is verwerkt. Gebruik voor thuiswerkvergoeding, woon-werkvergoeding en dienstreizen verschillende looncomponenten. Zo kan de salarisadministratie controleren dat op één werkdag niet per ongeluk twee onverenigbare vrijstellingen zijn toegepast.