Bepaal eerst het karakter van ieder bedrag; de betaaldatum alleen bepaalt de fiscale behandeling niet.
Begin bij de reden van de betaling
Maak vóór de loonrun een uitsplitsing van salaris, overwerk, vakantie-uren, vakantiebijslag, bonus, onkosten, transitievergoeding en eventuele andere vertrekbedragen. Koppel iedere component aan de onderliggende afspraak en de periode waarop zij betrekking heeft. Een verzamelpost 'eindafrekening' is te grof om de fiscale behandeling te onderbouwen.
Het Handboek Loonheffingen 2026 maakt duidelijk dat het moment ná uitdiensttreding op zichzelf niet beslissend is. Regulier loon dat later wordt betaald, blijft in beginsel loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Een transitie- of andere ontslagvergoeding is juist een voorbeeld van loon uit vroegere dienstbetrekking. Leg die kwalificatie per component vast.
Houd regulier loon in de bestaande inkomstenverhouding
Betaalt u na de einddatum nog salaris, uitbetaalde vakantie-uren of vakantiebijslag die bij de dienstbetrekking horen, verwerk die betaling dan in de inkomstenverhouding van het reguliere loon. Open niet alleen vanwege de latere betaaldatum een nieuwe inkomstenverhouding en verander het karakter niet naar vroegere dienstbetrekking.
Controleer dat de datum uitdiensttreding ongewijzigd blijft en dat de betaling als nabetaling herkenbaar is. Zo blijft de arbeidsverhouding correct beëindigd, terwijl de aangifte laat zien dat er nog loon uit die beëindigde verhouding is betaald.
Beoordeel werknemersverzekeringen per component
Volgens het Handboek kunnen over een nabetaling na uitdiensttreding nog premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn wanneer het gaat om loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, zoals achterstallig salaris of later uitbetaalde vakantieaanspraken. Neem daarom niet automatisch aan dat alle premies stoppen zodra de werknemer uit dienst is.
Een ontslagvergoeding of transitievergoeding vraagt een andere kwalificatie en premiecontrole. Laat het salarispakket die keuze niet afleiden uit één algemene looncode voor de eindafrekening. Documenteer per looncomponent welke grondslag, tabel en premie-instelling is toegepast en wie die controle heeft uitgevoerd.
Kies het juiste aangiftetijdvak
Bij toepassing van het loon-inbeginsel geeft u een nabetaling aan in het tijdvak waarin de werknemer het loon geniet. Dat is doorgaans het betaal- of beschikbaarstellingsmoment. De loonaangifte hoeft daardoor niet terug naar de maand waarin de arbeid is verricht, alleen omdat het bedrag daarop betrekking heeft.
Scheid deze situatie van een correctie. Was het loon al betaald maar eerder onjuist of onvolledig aangegeven, herstel dan het oorspronkelijke aangiftetijdvak volgens de correctieregels. Betaalt u het bedrag pas nu, leg dan vast waarom sprake is van een nabetaling in plaats van herstel van een eerdere aangiftefout.
- Nabetaling: loon wordt nu genoten en komt in het huidige aangiftetijdvak.
- Correctie: eerder aangegeven gegevens waren onjuist en worden in het oorspronkelijke tijdvak hersteld.
- Combinatie: splits zo nodig de nieuwe betaling en de aangiftecorrectie in afzonderlijke mutaties.
Controleer strook, journaal en loonaangifte samen
Vergelijk vóór verzending de loonstrook, netto-uitbetaling, loonjournaalpost en aangifterubrieken. Controleer inkomstenverhouding, code soort inkomstenverhouding, loon voor loonheffingen, premieloon, Zvw en de reden einde arbeidsverhouding. Een correcte netto-uitbetaling kan nog steeds op een verkeerde aangifteroute zijn geboekt.
Neem ook beslag, verrekeningen en negatieve bedragen afzonderlijk door. Verrekening met een openstaande vordering verandert niet zonder meer het fiscale genietingsmoment of het karakter van het brutoloon. Laat uitzonderingen beoordelen voordat u een bedrag netto wegstreept.
Bewaar een controleerbaar eindafrekeningsdossier
Bewaar de berekening, componentuitsplitsing, contract- of vertrekgrond, looncodekeuze, premiecontrole, betaalbewijs en aangiftecontrole bij elkaar. Beperk het dossier tot gegevens die voor loonadministratie en verantwoording nodig zijn; een inhoudelijk ontslagdossier hoort niet integraal in payroll.
Sluit de mutatie af met een vierogencontrole en een vergelijking met de definitieve loonaangifte. Als later nog een tweede betaling volgt, gebruik dan dezelfde beslisroute opnieuw. De kwalificatie van de eerste nabetaling bewijst niet dat een volgende component hetzelfde moet worden behandeld.
Bronnen
Gebruikte bronnen
De links verwijzen naar de geraadpleegde bron. Controleer bij toepassing altijd of wet, regeling, registerinformatie of beleidsdocument inmiddels is gewijzigd.