Loonbeslag verwerken: houd de beslagvrije voet en loonberekening strikt uit elkaar

Registreer het exploot op de dag van ontvangst

Loonbeslag is een vorm van derdenbeslag: de schuldeiser legt via een gerechtsdeurwaarder beslag onder de werkgever op loon dat de werknemer van de werkgever te vorderen heeft. De werkgever wordt daardoor derde-beslagene. Volgens de KBvG ontstaat het beslag wanneer het deurwaardersexploot aan de werkgever wordt betekend; vanaf dat moment mag het getroffen deel niet meer aan de werknemer worden betaald.

Stuur het stuk daarom niet door als gewone personeelscorrespondentie. Registreer datum en tijd van betekening, naam en contactgegevens van de deurwaarder, werknemer, dossiernummer, beslagvrije voet, eventuele instructie over samenloop en de eerstvolgende betaaldatum. Wijs één dossierhouder aan en bevestig intern dat salarisadministratie en financiële administratie dezelfde betaalblokkade gebruiken.

• Leg de betekeningsdatum en het dossiernummer onveranderbaar vast.
• Controleer of de werknemer nog in dienst is en welke loonbetaling als eerste wordt geraakt.
• Beperk toegang tot medewerkers die de beslagverwerking daadwerkelijk uitvoeren.
• Gebruik alleen het betaalrekeningnummer en de betalingskenmerken uit een geverifieerde instructie.

De beslaglegger bepaalt de beslagvrije voet

Artikel 475c Rv verbindt aan periodieke inkomsten zoals loon een beslagvrije voet. Dat is het deel waarover de werknemer moet kunnen blijven beschikken. Rijksoverheid legt uit dat de beslaglegger de voet berekent met gegevens uit registraties en de werknemer een overzicht verstrekt met de gebruikte gegevens. Door de gewijzigde huurtoeslagregels kan de berekening in 2026 anders uitvallen dan in 2025.

De werkgever berekent de persoonlijke beslagvrije voet dus niet opnieuw en beoordeelt ook niet zelf of woon-, zorg- of gezinssituatie een ander bedrag rechtvaardigt. Payroll gebruikt het actuele bedrag en de ingangsdatum uit de formele mededeling. Ziet de werknemer een fout, verwijs dan naar de beslaglegger en pas het bedrag pas aan na een bevestigde nieuwe instructie.

Bereken eerst het normale nettoloon

Een loonbeslag verandert niet hoeveel brutoloon de werknemer verdient en ook niet hoe loonbelasting, premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw worden berekend. Verwerk uren, toeslagen, verlof, pensioen en andere looncomponenten eerst volgens de gewone loonrun. Bepaal daarna het nettobedrag dat volgens het beslag niet aan de werknemer maar aan de beslaglegger moet worden betaald.

Gebruik voor de inhouding een afzonderlijke nettolooncode en een afzonderlijke schuld- of afdrachtregistratie. Het bruto fiscale loon, de loonheffingen en de bedragen in de loonaangifte blijven aansluiten op de normale berekening. Op de loonstrook moet de werknemer het reguliere nettoloon, de inhouding wegens loonbeslag en het uiteindelijk uitbetaalde bedrag van elkaar kunnen onderscheiden.

Doe de derdenverklaring tijdig en volledig

Artikel 476a Rv verplicht de werkgever om zodra twee weken na het leggen van het beslag zijn verstreken verklaring te doen van de getroffen vorderingen en zaken. Vraagt de werknemer binnen die eerste twee weken schriftelijk om uitstel, dan wordt de verklaring gedaan zodra vier weken zijn verstreken. De verklaring vermeldt onder meer of de werkgever bedragen verschuldigd is of uit de bestaande arbeidsrelatie verschuldigd zal worden en wat aard en omvang daarvan zijn.

Vul het door de deurwaarder verstrekte formulier feitelijk in. Vermeld arbeidsrelatie, normale betaalfrequentie, bekende looncomponenten, andere beslagen of verrekeningen en een eventuele einddatum van het dienstverband. Ook wanneer het loon onder de beslagvrije voet ligt of de werknemer inmiddels uit dienst is, hoort de werkgever de formele verklaring niet stilzwijgend achterwege te laten.

• Hoofdtermijn: verklaren zodra twee weken zijn verstreken.
• Bij een tijdig schriftelijk verzoek van de werknemer: verklaren zodra vier weken zijn verstreken.
• Onderbouw de verklaring met de gevraagde loon- en contractgegevens.
• Bewaar het verzendbewijs en iedere latere wijziging van de verklaring.

Behandel variabel loon en samenloop niet op gevoel

Vakantiebijslag, overwerk, bonus, provisie, nabetaling en een eindafrekening kunnen uit de arbeidsovereenkomst voortvloeien en daardoor door het beslag worden geraakt. De praktische uitkomst hangt af van het exploot, het betaalmoment, de beslagvrije voet en eventuele andere beslagen. Neem zulke bedragen daarom op in de verklaring en vraag vóór uitbetaling schriftelijk hoe zij moeten worden verwerkt wanneer de instructie niet eenduidig is.

Bij meerdere beslagleggers hoort de werkgever niet zelf een rangorde of verdeling te ontwerpen. Rijksoverheid en de informatie over de beslagvrije voet gaan uit van één coördinerende deurwaarder bij samenloop. Registreer ieder nieuw beslag, meld de bestaande samenloop en voer alleen de bevestigde afdrachtinstructie uit. Zo voorkomt payroll dat tweemaal wordt ingehouden of minder dan de beslagvrije voet bij de werknemer resteert.

Sluit iedere loonrun en iedere beëindiging apart aan

Maak per loonperiode een aansluiting tussen normaal nettoloon, geldende beslagvrije voet, aan de werknemer betaald bedrag, aan de deurwaarder afgedragen bedrag en eventueel gereserveerd verschil. Controleer betaalbewijzen en dossiernummer voordat de loonrun wordt gesloten. Wijzigingen in loon, arbeidsduur of beslagvrije voet krijgen een eigen ingangsdatum; overschrijf de eerdere berekening niet zonder auditspoor.

Bij uitdiensttreding verwerkt payroll de eindafrekening volgens dezelfde volgorde en meldt de werkgever de wijziging aan de beslaglegger. Stop een beslag niet alleen omdat een regulier maandloon ontbreekt: ook de eindafrekening kan geraakt zijn. Bewaar alleen gegevens die voor de wettelijke uitvoering en verantwoording nodig zijn en deel informatie over de schuld niet breder binnen de organisatie. Bij twijfel over reikwijdte of aansprakelijkheid is individuele juridische beoordeling nodig; deze publicatie is geen advies over een concreet beslag.

• Controleer per periode de versie en ingangsdatum van de beslagvrije voet.
• Laat loonstrook, bankbetalingen en beslagadministratie cijfermatig aansluiten.
• Meld uitdiensttreding, langdurig onbetaald verlof en andere relevante wijzigingen tijdig.
• Sluit het dossier pas na schriftelijke opheffing of volledige afwikkeling van het beslag.