Het wettelijke minimumbedrag binnen de gebruikelijkloonvergelijking voor 2026; een hoger vergelijkingsloon kan beslissend zijn.
Voor wie geldt de gebruikelijkloonregeling?
De Belastingdienst past de gebruikelijkloonregeling toe wanneer iemand werknemer is van een vennootschap of coöperatie waarin diegene een aanmerkelijk belang heeft. De regeling kijkt naar een loon dat normaal is voor het niveau en de duur van de arbeid. Het enkele bezit van aandelen is dus niet de volledige toets; er moet ook arbeid voor het lichaam worden verricht.
Bij een partner met een aanmerkelijk belang, meerdere vennootschappen of werkzaamheden binnen een concern kan de beoordeling complexer worden. De Kennisgroep Belastingdienst heeft in 2026 meerdere standpunten gepubliceerd over verbonden lichamen, de doorbetaaldloonregeling en de voorperiode van een bv. Behandel zulke structuren niet als een gewone maandelijkse loonmutatie zonder voorafgaande fiscale beoordeling.
Vergelijk drie bedragen en neem het hoogste
Volgens de Belastingdienst moet het gebruikelijk loon in 2026 minimaal het hoogste zijn van drie bedragen: het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het loon van de meestverdienende werknemer bij de vennootschap of een verbonden vennootschap van de werkgever en € 58.000. Het bedrag van € 58.000 is daarmee geen standaardkeuze wanneer een van de andere twee vergelijkingen hoger uitkomt.
De meest vergelijkbare dienstbetrekking is werk in loondienst waarbij een aanmerkelijk belang geen rol speelt. Vergelijk niet alleen de functietitel. Kijk naar werkzaamheden, verantwoordelijkheden, omvang van de arbeid, sector, organisatiegrootte, ervaring en relevante arbeidsvoorwaarden. Bewaar de gebruikte bronnen en peildatum bij de loonadministratie.
Wanneer kan het loon lager zijn?
Is het loon bij de meest vergelijkbare werkzaamheden lager dan de uitkomst van de hoofdregel, dan kan het gebruikelijk loon op dat lagere bedrag worden gesteld wanneer dit aannemelijk wordt gemaakt. De onderbouwing hoort daarom vooraf beschikbaar te zijn en niet pas te worden samengesteld wanneer de Belastingdienst vragen stelt.
Een lage omzet, beperkte liquiditeit of een gekozen parttime werkweek leidt niet zelfstandig tot een willekeurig lager loon. Beschrijf de feitelijke arbeidsduur en werkzaamheden en laat beoordelen welke gegevens de lagere vergelijking dragen. Voor startende ondernemingen en verlies- of crisissituaties kunnen specifieke feiten relevant zijn, maar daaruit volgt geen algemene automatische vrijstelling.
Van jaarbedrag naar salarisadministratie
Nadat het onderbouwde jaarloon is vastgesteld, vertaalt payroll dit naar loontijdvakken. Leg het vaste loon, eventuele bijtelling, pensioen, onkostenvergoedingen en andere looncomponenten afzonderlijk vast. Controleer of de totale fiscale loonverwerking aansluit op het goedgekeurde jaarbedrag en de daadwerkelijke arbeidssituatie.
Een wijziging gedurende het jaar, bijvoorbeeld door een andere arbeidsomvang, functiewijziging, nieuwe verbonden vennootschap of wijziging van het hoogste werknemersloon, vraagt een nieuwe beoordeling. Corrigeer eerdere aangiften alleen via de passende correctieroute en documenteer waarom het eerder verloonde bedrag niet langer juist is.
- Leg aanmerkelijk belang, werkzaamheden en arbeidsomvang vast.
- Bepaal en documenteer de drie vergelijkingsbedragen.
- Laat een lager bedrag expliciet onderbouwen en goedkeuren.
- Vertaal het jaarloon naar loontijdvakken en controleer alle looncomponenten.
- Plan een herbeoordeling bij gewijzigde werkzaamheden of concernstructuur.
Een compact controledossier voorkomt een schijnbedrag
Bewaar jaarlijks een dossier met de organisatiestructuur, werkzaamheden, arbeidsduur, vergelijkbare functies, hoogste werknemerslonen, gekozen uitkomst, eventuele afwijking en goedkeuring. Het salarisbedrag op de loonstrook is de uitkomst van die beoordeling, niet het bewijs dat de beoordeling is uitgevoerd.
Laat een fiscalist of loonheffingenspecialist meekijken wanneer de meest vergelijkbare dienstbetrekking niet eenduidig is, meerdere lichamen betrokken zijn, de doorbetaaldloonregeling wordt gebruikt of een lager loon wordt verdedigd. Simpel Verlonen biedt de proces- en rekenstructuur, maar vervangt die individuele fiscale beoordeling niet.
Bronnen
Gebruikte bronnen
De links verwijzen naar de geraadpleegde bron. Controleer bij toepassing altijd of wet, regeling, registerinformatie of beleidsdocument inmiddels is gewijzigd.