Expatregeling 2026 verwerken: salarisnorm, beschikking en maximaal € 78.600

Start met beschikking en looptijd

Werkgever en werknemer vragen de expatregeling samen aan bij de Belastingdienst. De beschikking heeft een looptijd van maximaal vijf jaar en vermeldt de uiterlijke einddatum. Leg naast de beschikking ook de eerste werkdag, toepassingsdatum, eventueel eerder verblijf of werk in Nederland en de datum van een werkgeverswisseling vast. De salarisadministratie mag de gerichte vrijstelling niet onbeperkt laten doorlopen omdat de werknemer als expat is geregistreerd.

Bij een aanvraag binnen vier maanden na de eerste werkdag kan de beschikking vanaf die eerste werkdag gelden. Komt de aanvraag later binnen, dan kan de ingangsdatum anders uitvallen. Bij een wisseling buiten een samenhangende groep inhoudingsplichtigen is een nieuw gezamenlijk verzoek nodig; de werknemer moet binnen drie maanden na het einde bij de oude werkgever bij de nieuwe werkgever beginnen om voortzetting mogelijk te houden. Gebruik altijd de concrete beschikking als bron voor de loonrun.

Bewaak de inkomensnorm in 2026

Voor de algemene deskundigheidsnorm moet het belastbare jaarloon exclusief de gerichte vrijstelling in 2026 meer zijn dan € 48.013. Voor een werknemer jonger dan 30 jaar met een Nederlandse academische mastertitel of gelijkwaardige buitenlandse titel geldt € 36.497. Voor wetenschappelijk onderzoekers bij een aangewezen instelling en artsen in opleiding tot specialist geldt geen inkomensnorm, maar de overige voorwaarden blijven relevant.

De toets stopt niet na ontvangst van de beschikking. De Belastingdienst schrijft voor dat de werkgever tijdens de looptijd bewaakt of de werknemer nog aan de inkomensnorm voldoet. Begint of eindigt het contract gedurende het jaar, dan wordt het loon naar een jaarloon herrekend. Zakt het loon in een jaar onder de toepasselijke norm, dan kan de regeling met terugwerkende kracht tot 1 januari van dat jaar vervallen en moeten eerdere aangiften worden gecorrigeerd. Voor bepaalde wettelijke verlofvormen wordt uitgegaan van het loon zonder dat verlof.

• Algemene norm 2026: belastbaar jaarloon van meer dan € 48.013.
• Verlaagde norm 2026: meer dan € 36.497 voor de omschreven mastercategorie tot en met de maand waarin de werknemer 30 wordt.
• Herreken naar jaarloon bij in- of uitdiensttreding gedurende het kalenderjaar.
• Plan een prognosecontrole ruim vóór de laatste loonrun van het jaar.
• Corrigeer eerdere aangiften wanneer de regeling met terugwerkende kracht vervalt.

Bereken de gerichte vrijstelling in de juiste volgorde

De expatregeling staat zonder bewijs van werkelijke kosten maximaal 30% toe van het loon inclusief de vergoeding. Rekent de administratie vanuit het loon exclusief de vergoeding, dan is het maximum 30/70 daarvan. Het resultaat is een bovengrens, geen automatische aanspraak van de werknemer. De arbeidsvoorwaardelijke afspraak kan een lager bedrag geven en de belastbare beloning moet na toepassing boven de relevante inkomensnorm blijven.

De Belastingdienst geeft voor een loon inclusief vergoeding van € 70.000 een maximum van € 21.000. Bij € 50.000 inclusief vergoeding is 30% niet mogelijk, omdat dan te weinig belastbaar loon resteert. De officiële berekening beperkt de vergoeding in dat voorbeeld tot € 1.986, zodat het loon exclusief vergoeding boven € 48.013 blijft. Bouw daarom eerst de inkomensnormcontrole in en pas pas daarna het forfait toe.

Pas de aftopping van € 78.600 toe

Vanaf 2026 is de belastingvrije expatvergoeding over een volledig toepassingsjaar gemaximeerd op € 78.600. De maximale vergoeding wordt bereikt bij een salaris inclusief vergoeding van € 262.000 of hoger wanneer de regeling het hele jaar geldt. Een hoger loon verhoogt de gerichte vrijstelling dus niet boven € 78.600.

Geldt de regeling slechts een deel van het jaar, dan wordt dit jaarmaximum tijdsevenredig herrekend over het toepasselijke deel. Dat is een andere controle dan de inkomensnorm en het 30%-forfait. Bewaar daarom drie afzonderlijke berekende maxima per werknemer en gebruik het laagste toepasselijke bedrag: de arbeidsvoorwaardelijke vergoeding, het loonafhankelijke forfait en de tijdsevenredige jaaraftopping.

• Maximum volledig jaar 2026: € 78.600.
• Herreken het maximum bij een toepassingsperiode korter dan het kalenderjaar.
• Begrens daarnaast op het loonafhankelijke 30%- of 30/70-bedrag.
• Controleer afzonderlijk dat het belastbare loon boven de inkomensnorm blijft.

Kies jaarlijks tussen forfait en werkelijke kosten

Als de beschikking geldig is, kiest de werkgever ieder kalenderjaar tussen toepassing van de expatregeling en belastingvrije vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten. Volgens de Belastingdienst wordt die keuze gemaakt in het eerste loontijdvak van het kalenderjaar waarin zulke kosten worden vergoed en geldt zij voor het hele kalenderjaar zolang de beschikking loopt.

Naast de expatregeling mogen de werkelijke extraterritoriale kosten niet nogmaals belastingvrij worden vergoed. Bepaal daarom per kostencode of deze onder het forfait valt. Verhuiskosten, een kennismakingsbezoek aan het bedrijf en kwalificerende internationale schoolgelden kunnen onder voorwaarden afzonderlijk gericht vrijgesteld zijn; dat vraagt een eigen beoordeling en bewijs. Een algemene netto-onkostencode maakt de samenloop niet controleerbaar.

Sluit beschikking, loonstrook en aangifte op elkaar aan

Maak per loonrun een aansluiting tussen belastbaar loon, belastingvrije expatvergoeding, overige gerichte vrijstellingen en het netto betaalbestand. Houd cumulatief bij hoeveel van het loonafhankelijke en tijdsevenredige maximum is gebruikt. Laat een wijziging in loon, verlof, arbeidsduur, werkgever of einddatum automatisch een nieuwe toets starten.

Controleer bij de jaarafsluiting de toepassingsperiode, inkomensnorm, totale vergoeding en gekozen kostenroute. Als de inkomensnorm niet wordt gehaald of een vergoeding boven het maximum uitkomt, is correctie van loonstroken en eerdere aangiften nodig. Leg oorzaak, berekening, geraakt tijdvak en aansluiting op de betaling vast. De expatregeling is daarmee geen vaste nettocode, maar een fiscale jaarpositie die iedere loonrun opnieuw moet worden bewaakt.