De gebruikelijke maximale periode waarin de werkgever bij ziekte loon doorbetaalt.
De hoofdregel voor twee ziektejaren
Rijksoverheid vermeldt dat een werkgever maximaal twee jaar loon doorbetaalt wanneer een werknemer ziek is. De wettelijke hoofdregel is ten minste 70 procent van het loon. Dit geldt voor werknemers met een vast contract en voor werknemers met een tijdelijk contract zolang dat contract loopt.
Een cao of arbeidsovereenkomst kan een hogere aanvulling voorschrijven, bijvoorbeeld 100 procent in een bepaalde periode. Gebruik daarom niet alleen de wettelijke ondergrens als payrollregel.
Jaar één en jaar twee zijn niet hetzelfde
In het eerste ziektejaar ontvangt de werknemer minstens 70 procent van het loon en minimaal het toepasselijke minimumloon. Wanneer 70 procent lager uitvalt, vult de werkgever dus aan tot die ondergrens.
In het tweede ziektejaar blijft de 70%-hoofdregel gelden, maar hoeft de werkgever het bedrag niet meer aan te vullen tot het minimumloon. Bij een gezinsinkomen onder het sociaal minimum kan de werknemer mogelijk een toeslag bij UWV aanvragen.
Uitzonderingen vragen een aparte beoordeling
Rijksoverheid noemt 100 procent loondoorbetaling bij ziekte door orgaandonatie, zwangerschap of bevalling. Daarnaast kan een uitkering, vangnetsituatie of einde van een tijdelijk contract de geldstroom veranderen.
De salarisadministratie hoeft geen medische oorzaak vast te leggen. Zij heeft alleen de gevalideerde code, ingangsdatum, het loondoorbetalingspercentage en informatie over een eventuele uitkering of aanvulling nodig.
Welke looncomponenten lopen door?
Het begrip loon bij ziekte kan breder zijn dan alleen het vaste basissalaris. Structurele toeslagen, gemiddelde variabele beloning en cao-afspraken kunnen relevant zijn. De precieze grondslag hangt af van de situatie en verdient bij twijfel juridische of salarisinhoudelijke beoordeling.
Leg per component vast of die tijdens ziekte volledig, gedeeltelijk of niet doorloopt en op welke bron die keuze berust. Vermijd een handmatige totaalcorrectie die de onderliggende componenten onzichtbaar maakt.
- Bepaal eerste ziektedag en relevante ziekteperiode.
- Controleer wettelijk minimum, cao en arbeidsovereenkomst.
- Leg het toegepaste percentage en de grondslag per component vast.
- Verwerk uitkering of werkgeversaanvulling volgens de juiste route.
- Controleer de overgang naar jaar twee en het einde van een tijdelijk contract.
Verbind payroll met het proces, niet met medische details
HR, leidinggevende, arbodienst en salarisadministratie werken rond dezelfde tijdlijn, maar hebben niet dezelfde informatie nodig. Payroll verwerkt alleen noodzakelijke administratieve gegevens. Diagnose, behandeling en medische oorzaak horen daar niet thuis.
Gebruik een gecontroleerde mutatie met ingangsdatum, percentage, eind- of herbeoordelingsdatum en goedkeurder. Zo blijft de loonrun actueel zonder het medische dossier naar de salarisadministratie te kopiëren.
Bronnen
Gebruikte bronnen
De links verwijzen naar de geraadpleegde bron. Controleer bij toepassing altijd of wet, regeling, registerinformatie of beleidsdocument inmiddels is gewijzigd.