Jubileumuitkering in de loonrun: bereken de fiscale maandgrens vanuit het jaar

Bronregel: eerst aanspraak, daarna fiscale begrenzing

Het Handboek Loonheffingen 2026, paragraaf 21.2.1, beschrijft een vrijstelling voor een eenmalige diensttijduitkering of verstrekking na ten minste 25 dienstjaren en opnieuw na ten minste 40 dienstjaren, tot maximaal het loon over een maand. Een cao-toekenning bewijst niet op zichzelf dat alle fiscale voorwaarden zijn vervuld. Laat de diensttijd en eerder gebruik van de vrijstelling afzonderlijk onderbouwen.

Voor die maandgrens noemt het Handboek het vaste en gegarandeerde loon over het kalenderjaar van het jubileum, gedeeld door twaalf. Het noemt daarnaast onder meer vakantiebijslag, keuzebudget en bepaalde werknemersbijdragen. Toevallige bijzondere beloningen en tot het loon behorende aanspraken blijven buiten de grondslag. Een budgetdeel dat kan terugvloeien naar de werkgever telt niet mee. Raadpleeg voor de volledige berekening de bron; de onderstaande werkwijze is redactioneel uitvoeringsadvies.

Maak salariswijzigingen binnen het jaar zichtbaar

Kennisgroepstandpunt KG:204:2025:21 van 18 november 2025 werkt het jaarbeginsel uit voor een overlijdensuitkering. Het Handboek verwijst bij dienstjubilea naar hetzelfde standpunt. Al genoten loon en overeengekomen, nog te genieten vast loon in hetzelfde kalenderjaar zijn maatgevend. In de behandelde casus tellen zowel een salarisverlaging als een al overeengekomen latere verhoging mee. Een verwachting over een mogelijke verhoging is iets anders dan een vaststaand recht.

Praktische keuze: zet in het rekenblad voor iedere salarisperiode het toepasselijke bedrag, de ingangsdatum en de onderliggende afspraak naast elkaar. Laat een tweede behandelaar controleren of de perioden samen het juiste kalenderjaar beslaan. Geef een nog niet beoordeelde wijziging een eigenaar; vervang een ontbrekende beslissing niet door het bedrag uit de meest recente loonrun.

Gebruik een controlevoorbeeld, geen standaardbedrag

Vereenvoudigd rekenvoorbeeld: een werknemer heeft voor januari tot en met juni € 3.600 en voor juli tot en met december € 3.900 vast brutoloon per maand afgesproken. De basis op jaarbasis is dan € 45.000 en gedeeld door twaalf € 3.750. Alleen de laatste loonstrook gebruiken zou voor deze basis € 150 te hoog uitkomen. Vakantiebijslag, keuzebudget, loon in natura en eventuele andere relevante bestanddelen zijn in dit voorbeeld bewust nog niet verwerkt.

Maak van dit voorbeeld geen algemene vrijstellingscalculator. Voeg voor de werkelijke medewerker een afzonderlijke onderbouwing per bestanddeel toe. Benoem ook welke bedragen al in een andere regel zijn opgenomen. Zo is zichtbaar waarom een vakantiebijslag die onderdeel is van een keuzebudget niet nogmaals als losse post wordt toegevoegd.

Laat drie bedragen aansluiten vóór vrijgave

Leg in de mutatieopdracht drie uitkomsten naast elkaar: het arbeidsvoorwaardelijk toegekende bedrag, het onderbouwde vrijgestelde deel en het resterende te beoordelen deel. Een nettotoezegging vraagt bovendien een expliciete beslissing over de verwerking; laat die niet ongemerkt ontstaan doordat een gebruiker een netto looncode kiest.

Controleer in de proefrun welke bedragen in het fiscale loon, de loonstrook en de aangifte terechtkomen. Vergelijk de werkelijk gebruikte looncomponenten met het goedgekeurde rekenblad. Laat de betaling pas vrijgeven wanneer verschillen zijn verklaard. Als het toegekende bedrag hoger is dan de onderbouwde vrijstelling, behandel het verschil niet automatisch als eveneens vrijgesteld. Laat de fiscale kwalificatie afzonderlijk vaststellen.

• HR levert de toekenning en de vastgestelde relevante diensttijd aan.
• Payroll documenteert jaargrondslag, aanvullingen en uitgesloten posten.
• Een controleur sluit de berekening aan op componenten en proefstrook.
• De vrijgever bewaart de beslissing en het bewijs bij de loonadministratie.

Bewaar de berekening, niet alleen de felicitatiebrief

Een latere controle moet de gekozen grondslag kunnen reconstrueren zonder de oorspronkelijke behandelaar te spreken. Bewaar daarom de gebruikte bronversie, de beoordeelde salarisafspraken en de aansluiting op de definitieve run samen. Geef bij een herstelboeking aan welk invoergegeven of oordeel is veranderd en welke tijdvakken opnieuw zijn beoordeeld.

Peildatum: 23 september 2026. De gebruikte fiscale toelichting is het Handboek 2026, versie maart, met het genoemde kennisgroepstandpunt. Deze publicatie stelt geen individuele vrijstelling vast. Laat bijzondere loopbanen, loonbestanddelen of onduidelijke toekenningen fiscaal beoordelen voordat een netto bedrag wordt toegezegd.